Кожен, хто шукає спосіб встигати все та розглядає системи продуктивності, рано чи пізно стикається із системою GTD – Getting Things Done. У російському перекладі вона відома під назвою «Як упорядкувати справи», за однойменною книгою. Хоча набагато правильніше було б назвати її «Як доводити справи до кінця», адже GTD саме про це.
Але справа зараз не в назві, а в тому, що при впровадженні цієї чудової системи людина стикається з відчутною проблемою: за один момент їй треба перебудуватися та впровадити у своє життя нову систему управління справами. Якщо ви вже пробували GTD і вона не пішла, або хотіли б спробувати, але вас бентежить необхідність різко перекроювати свою повсякденність, є альтернативна схема – ZTD, Zen to Done.
Автор ZTD Лео Бабаута пропонує м'який перехід до системи управління справами. Він виділяє десять ключових звичок, які допоможуть вам дійти гармонійної повсякденності, і пропонує впроваджувати їх поступово. Сам автор радить відпрацьовувати кожну звичку рівно місяць, а потім уже впроваджувати наступну, але ж ми з вами розуміємо, що у кожного – свій темп. Та й використання за 10 місяців багатьох може демотивувати. Тож ми радимо підбирати власний розклад.
Але давайте спочатку згадаємо (або дізнаємося), у чому взагалі полягає суть GTD.
Одна з найрозтиражованіших систем продуктивності. Хто тільки її вже не обкочував та не адаптував. Але від цього вона не стає гіршою. Швидше навпаки. Численні варіації GTD гарантують, що ви зможете підібрати свій варіант. І цілком можливо, це буде саме ZTD.
Головна мета GTD – розвантажити голову. Система передбачає папку «вхідних», куди ви скидаєте всі ідеї, завдання, плани, нотатки, посилання та взагалі все. Потім папка сортується, і кожне завдання проходить через три фільтри:
- Відсікання : “А чи треба мені взагалі це робити?”, “Ідея точно стоїть або в топку?”, “Я правда збираюся це прочитати?” і т.д.
- Делегування : «А чи не доручити це комусь іншому?»
- Чи можна це зробити менше, ніж за п'ять хвилин? Тоді роблю зараз!
А все, що пройшло через три фільтри, розподіляється вже за тематичними папками. Система досить проста та дієва.
Варіація Zen to Done
Лео Бабаута переглянув принципи GTD, більше загострив увагу на фокусуванні, емоційному боці питання і тому, як плавно перейти до системи продуктивності. І ось його десять звичок:
Збирати
Головний принцип працює і тут. Перше, чого треба себе привчити – все записувати. І робити це не на серветках та чеках, а в одному місці. Тобто почати треба з рішення: де я вестиму записи так, щоб зберігати мобільність? Один вибере програму в телефоні, а інший – легкий блокнот із ручкою, який завжди буде під рукою. Перший варіант має незаперечну перевагу: шанс, що ви підете з дому без телефону, набагато нижчий, ніж ймовірність того, що ви забудете блокнот.
Сортувати
Друга звичка, без якої система відразу впаде – обробка вхідних. Лео рекомендує робити це раз на день, але можна і частіше, якщо є така потреба. Людям з великим завантаженням або представникам творчих професій точно необхідно робити сортування 2-3 рази на день, інакше воно швидко перетвориться на звалище.
Саме накопичення справ у списку часто відвертає людей від системи GTD: як подумаєш, скільки там завдань невиконаних нудиться, папку відкривати не хочеться.
Планувати
При впровадженні GTD велика спокуса перейти на героїчне розгрібання списку і швидке виконання поточних справ, які ви закинули у «вхідні». Лео нагадує, що це не повинно скасовувати ваше планування. Він радить виділяти щодня і щотижня три найважливіші справи і неодмінно їх виконувати навіть в обхід списку.
Фокусуватися
Найважливіша звичка в ZTD, без якої посиплеться решта системи. Робити одну справу за раз і повністю фокусуватись тільки на ній. Не відволікатися навіть на занесення ідей у «вхідні». Брати та робити. Звучить просто, але ви спробуйте!
Систематизувати
Щоб витрачати на сортування мінімум часу та сил, вам знадобиться звичка до систематизації власних нотаток. Систему можна вибудовувати за хештегами або картками, головне, щоб вона не була надто складною. ZTD спрямована на те, щоб максимально спростити процес управління справами, а не створити вам складну схему дій, на яку ви витрачатимете час замість того, щоб безпосередньо займатися досягненням цілей.
Організовувати
Прекрасна організація «вхідних» нічого не варта, якщо далі у вашій системі буде бардак та хаос. Все має лежати на своїх місцях. Для кожної сфери життя та для кожного напряму роботи має бути своя папка чи розділ. Якщо ви прищепіте собі цю звичку, то ніколи більше не відчуєте тиску хаосу над своїм розкладом.
Оглядатись
Звичка зупинятись, робити огляд виконаної роботи, звірятися зі своїми цілями та оцінювати прогрес. Дуже легко забруднити в списку вхідних і втратити з поля зору кінцеву мету. Щотижня, щомісяця, три місяці і щороку потрібно коригувати свій напрямок. Звичка оцінювати результат і тримати перед очима цілісну картину гарантує успішне просування кар'єрою та в житті.
Спрощувати
Спрощуйте все, що можна. Якщо у списку вхідних є великі справи та завдання, розбивайте їх на найпростіші дрібні. Кожна дія у вашому щоденнику повинна бути простою і здійсненною. Це одна з найважливіших дзен-звичок, які радить нам прищепити Лео Бабаута.
Жити в режимі
Регулярність та послідовність – ключ до вироблення будь-якої звички. Вміння вибудувати власний режим (жорсткий чи гнучкий – залежить від індивідуальних особливостей) – навичка, яка розвивається не один місяць. Розробка режиму може вимагати багато зусиль, часу та нервових клітин, але все це окупиться з лишком, тому що люди, які працюють за чітким режимом, завжди на голову випереджають тих, хто береться за справу творчими наскоками.
Робити із пристрастю
Звичка, що веде до щастя. Вона довготривала, і її суть полягає в тому, що ви повинні постійно шукати ті напрямки та завдання, які ви робите із запалом та задоволенням. Якщо розвивати кар'єру та хобі саме в той бік, який запалює вас пристрастю, то ви працюватимете із задоволенням та азартом. При такому підході вдосконалюватись і навчатися набагато легше та приємніше.
Освоївши ці десять звичок, ви можете змінити своє життя. Або можна взяти на озброєння лише деякі з них, якщо вони вписуються у вашу власну систему продуктивності. Тут немає строгих правил, тому що система ZTD – про усвідомленість, про комфорт та гармонію.