Обеспечение электронного документооборота значительно упростило жизнь людям, однако бумагу все еще называют самым надежным хранилищем данных, потому что ее невозможно взломать. Даже сейчас, когда есть возможность дублировать каждый документ в цифровом формате, все еще необходимо хранить бумажные оригиналы документов. С вопросами по хранению чаще всего сталкиваются индивидуальные предприниматели и небольшие организации, потому что затрудняются с поиском отдельного помещения для архива при постоянно увеличивающемся количестве бумаг.
Вопреки распространенному мнению, хранить нужно не абсолютно все бумаги. Срок и правила, по которым осуществляется хранение документов, определяется их типом и может составлять от считанных месяцев до бессрочного характера. Так, некоторые документы необходимо сохранять даже в случае, если предприниматель закрыл свое дело. ГДЕ-ТО ЗДЕЬС АКНОР. В идеале все же необходимо продумать хранение документации так, чтобы выделить место для всех, даже, казалось бы, несущественных позиций.
Хранить договоры, акты выполненных работ, товарные накладные нужно и после того, как сделка совершена – чтобы при необходимости защитить свои интересы в суде. Как уже было сказано выше, некоторые документы нужно хранить постоянно, даже после потери статуса юрлица или ИП. К таким бессрочным документам относятся все элементы налогового учета, кадровая и бухгалтерская документация. Естественно, бессрочно должны храниться документы о ликвидации компании.
Принято выделять документы временного и постоянного хранения. Последние первые 10 лет должны находиться непосредственно в организации, а после направляться в архив. Параметры классификации приведены в перечне Росархива от 20 декабря 2019 года №236.
Сроки времени хранения документов подразделяются на периоды в зависимости от степени важности:
- 1 год хранятся самые «легкие» бумаги, например, уведомлении об учете в ФНС (постановлении/снятии);
- 5 лет нужно держать налоговые декларации, кассовые документы, книги учета доходов и расходов, счета-фактуры, всю первичную документацию;
- 50 лет (или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года) следует хранить расходы по страховым взносам.
Кадровая документация хранится по своим правилам. В кадровой документации тоже выделяют короткоживущие бумаги (например, правила внутреннего распорядка, которые хранятся 1 год), долгосрочные (50 или 75 лет, такие как табели и журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда), постоянного хранения (штатное расписание) и хранящиеся до востребования (оригиналы личных документов сотрудников).
В целом для всех типов документации периоды разделяются на подпериоды: 1 год, 3 года, 5, 6, 10, 14, 45, 50 и 75 лет. Перед направлением документов в архив их необходимо подготовить по всем правилам, например, сшить, пронумеровать, разложить в хронологическом порядке. Также обязательно наличие листа-заверителя, на котором составляется короткое описание документа.
